MALANG (12/8) – Panitia Pelaksana Raja Brawijaya 2026 membatasi akses rundown untuk internal guna mencegah miskomunikasi akibat flow (alur) acara yang cepat berubah. Informasi alur acara dipusatkan penuh pada Divisi Acara dan beberapa penanggung jawab (PIC) terkait. Namun di lapangan, kebijakan ini justru memicu kendala koordinasi dan ketidakpastian informasi di internal panitia sendiri.
Panitia Pelaksana Raja Brawijaya 2026 mengakui bahwa wewenang pengelolaan rundown memang sengaja dibatasi hanya untuk divisi tertentu. Daffa Yasa, selaku Ketua Pelaksana Raja Brawijaya 2026 menyampaikan bahwa akses rundown merupakan tugas pokok dan fungsi (tupoksi) khusus yang sepenuhnya diserahkan kepada Divisi Acara.
“Jadi untuk rundown memang tupoksi yang memang diberi kewenangan memegang rundown itu dari teman-teman acara. Jadi untuk segala hal rundown itu ada di panitia acara yang memegang handle di masing-masing venue, seperti itu,” ucap Daffa.
Daffa menjelaskan, pembatasan akses tersebut dilakukan untuk menjaga konsistensi informasi selama pelaksanaan acara. Menurutnya, semakin banyak pihak yang memegang rundown, semakin besar pula risiko terjadinya miskomunikasi dan ketidakkonsistenan informasi.
“Karena jika semua orang diberi akses, maka akan terjadi banyak, itu rawan terjadi miskomunikasi dan lebih banyak inkonsisten ketika rundown itu dipegang oleh banyak orang. Sehingga ya kita fokus di divisi acara sendiri,” tambah Daffa.
Namun, pembatasan distribusi rundown tersebut berdampak pada proses koordinasi dengan divisi lain, khususnya ketika pihak eksternal membutuhkan informasi mengenai agenda yang akan berlangsung. Dalam wawancara, Pers mengungkapkan bahwa ketika menanyakan agenda selanjutnya kepada sejumlah panitia, mereka justru diarahkan untuk menanyakan informasi tersebut kepada pihak lain. Kondisi serupa juga terjadi ketika Pers menanyakan informasi kepada SPV maupun Humas, tetapi tidak memperoleh jawaban secara langsung karena informasi tersebut dianggap berada di luar kewenangan mereka. Kondisi ini membuat proses pencarian informasi menjadi berlapis dan tidak selalu memberikan jawaban secara langsung.
Ketua Divisi Acara, Azriel Firoz Okan Rozizky (Ocan) menjelaskan bahwa pembatasan serta eksklusivitas rundown dilakukan untuk meminimalisir kebocoran informasi yang tidak tepat, mengingat informasi acara dapat berubah dengan sangat cepat sewaktu-waktu.
“Karena memang dibatasi, informasi itu bisa berubah sewaktu-waktu. Bahkan per hari ini saja, pagi, informasi yang kami terima kemarin malam, dan di pagi hari, itu bisa langsung berubah sewaktu-waktu. Jadi kenapa kami memberikan semacam eksklusifitas untuk rundown? Ya karena memang kami meminimalisir adanya kebocoran informasi yang kurang tepatlah istilahnya,” ujar Ocan.
Daffa menambahkan bahwa kondisi tersebut berkaitan dengan cepatnya perubahan flow acara. “Dan dalam pelaksanaannya, karena kita ini banyak hal yang terjadi di venue dan banyak flow acara yang berubah secara cepat. Bahkan seperti yang sudah dijelaskan oleh Ocan selaku koordinator acara bahwa pun hari, jam, detik ini sampai detik menit selanjutnya pun bisa berubah karena flow acaranya sangat cepat, seperti itu,” tambah Daffa.
Karena perubahan tersebut, Daffa menyebut divisi acara menjadi pihak yang dinilai paling tepat untuk memberikan informasi terbaru.
“Dan Humas ini sebagai penjembatan karena memang seperti yang saya bilang bahwa flow acara ini cepat, perubahannya cepat, maka agar lebih akurat, dan di sini juga sekalian saya memberikan informasi bahwa semua rundown ini yang memegang adalah teman-teman acara dan akan lebih akurat jika diinformasikan dari teman-teman acara, seperti itu,” ujar Daffa.
Penulis: Danisha Laudya & Siti Nurkholifah
Gambar: Thita Dekantari