Empat Tahun dengan 15 GB Apakah Cukup?
Pada Selasa (19/11/24), melalui laman Instagram @univ.brawijaya, terlampir Surat Edaran Nomor 09995/UN10/B/TU/2024 tentang Batas Kuota Penyimpanan Berkas di akun Google oleh Rektor Universitas Brawijaya (UB). Surat tersebut sebagai tanggapan atas kebijakan baru Google mengenai penyimpanan Google Workspace for Education yang membatasi kuota penyimpanan untuk seluruh user UB yaitu menjadi 100 TB.
Melalui unggahan tersebut dan juga surat edaran, seluruh user UB dihimbau untuk segera melakukan backup (pencadangan) data ke penyimpanan lokal maksimal 30 November 2024 karena pembatasan penyimpanan telah efektif diberlakukan mulai tanggal 1 Desember 2024 lalu. Aturan kuota penyimpanan menetapkan batas penyimpanan sebesar 10 GB per akun untuk mahasiswa, 200 GB per akun untuk dosen, 30 GB per akun untuk tenaga kependidikan, dan 100 GB per akun untuk lembaga.
Namun, berdasarkan data lapangan, untuk akun mahasiswa kini terbatas di 15 GB, bukan 10 GB, jadi selayaknya akun pribadi. Selain itu, Google dapat langsung menghapus dan melakukan blokir akun apabila terdapat dokumen dan file dengan hak cipta yang melanggar ketentuan.
Dapat dilihat bahwa pihak yang terdampak paling besar adalah mahasiswa, dimana penyimpanan akun Google Drive UB yang awalnya unlimited (tak terbatas) kini hanya menjadi 15 GB, sama seperti akun pribadi lainnya. Oleh karena itu, berikut merupakan tanggapan dari mahasiswa Universitas Brawijaya terkait fenomena pembatasan penyimpanan Drive UB ini.
Arfel – Fakultas Pertanian 2023
“Menurut saya, pembatasan storage Drive UB dapat menyulitkan mahasiswa, terutama dalam mengunggah tugas yang terhubung dengan Google Classroom. Hal ini menjadi lebih rumit bagi mahasiswa yang aktif di organisasi, khususnya di divisi dokumentasi, karena aktivitas seperti editing sering membutuhkan cloud storage yang besar. Saya merasa cukup kaget dan kecewa karena universitas sebesar UB hanya memberikan kapasitas storage sebesar 15 GB, sementara banyak perguruan tinggi lain tidak memberlakukan pembatasan seperti ini. Apalagi akun UB tidak memungkinkan pembelian tambahan kapasitas storage, mengingat pengelolaannya berada di bawah administrator universitas. Saya rasa membuat akun baru juga akan lebih rumit, karena akun tersebut tidak terhubung dengan sistem UB. Saat ini, storage saya sudah terisi 51 GB, jauh melampaui batas yang ditentukan. Lantas, berapa akun baru yg harus saya buat? Sementara itu, opsi backup menggunakan hard disk juga memerlukan biaya yang tidak sedikit. Saya rasa pihak Universitas Brawijaya perlu mencari solusi untuk permasalahan ini. Memang, tidak semua mahasiswa memerlukan kapasitas storage yang besar, tetapi 15 GB untuk masa studi empat tahun jelas tidak memadai, terutama dengan berbagai tugas seperti video, proyek, desain, dan dokumen penting lainnya yang membutuhkan backup. Salah satu solusi yang dapat saya sarankan adalah menambah kapasitas storage, misalnya menjadi 100 GB atau angka yang lebih proporsional. Hal ini penting, mengingat biaya UKT (Uang Kuliah Tunggal) yang kami bayarkan juga semestinya mencakup fasilitas seperti ini, bukan hanya untuk tulisan yang dicor atau hal-hal yang bersifat simbolis.”
Kenya – Fakultas Teknologi Pertanian 2022
“Google Drive UB saya pakai untuk semua kepentingan yang berkaitan dengan perkuliahan, mulai dari materi dan tugas kuliah sampai ke kepentingan organisasi dan kepanitiaan. Sebenarnya sangat disayangkan adanya pembatasan ini, karena dari awal kita dikasih tau adanya fasilitas Google Drive UB yang unlimited, tapi sekarang tiba-tiba kebijakannya diubah. Jadi, kurang leluasa untuk menyimpan semua yang berkaitan dengan perkuliahan, karena takut ga cukup. Sejauh ini memang penyimpanan Drive saya belum penuh karena belum semua kebutuhan saya up (red. unggah) di Drive UB, tapi semakin naik semester, sepertinya 15 GB terlalu sedikit. Lalu, sementara ini belum ada alternatif buat hal itu. Seharusnya pihak universitas bisa meningkatkan kapasitas drive menjadi 50-100 GB, karena 15 GB menurut saya masih terlalu sedikit untuk kepentingan file materi dan tugas perkuliahan.”
Luqiya – Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam 2023
“Saya biasanya pakai Drive UB buat keperluan kuliah, seperti laprak (laporan praktikum), jurnal, buku, dan juga kegiatan kepanitiaan. Jujur, saya kaget waktu tahu storage Drive UB dibatasi jadi cuma 15 GB, padahal dulu setahu saya bisa muat banyak banget. Dengan kapasitas 15 GB, rasanya nggak cukup buat kebutuhan kuliah selama 4 tahun, apalagi di prodi Biologi. Setiap semester ada 4-6 praktikum, dan itu butuh banyak ruang buat laprak, TM, dan referensi lainnya. Saat ini sih belum ada alternatif lain. Kalau pun pakai akun Drive lain, ya jelas bakal ribet karena butuh banyak akun. Saya berharap pihak universitas bisa kasih solusi terbaik, misalnya dengan menambah kapasitas Drive supaya lebih sesuai dengan kebutuhan mahasiswa.”
Uang (Bukan Nama Sebenarnya) – Fakultas Ilmu Administrasi 2022
“Selama ini saya menggunakan Drive UB untuk menyimpan data tugas yang ada di GCR (Google Classroom), file tugas kuliah lain, serta beberapa dokumen pribadi seperti foto yang tidak muat di penyimpanan drive email pribadi. Pembatasan ini menurut saya biasa saja, karena saya tidak menggunakan penyimpanan Google Drive UB sebagai prioritas. Kemudian, untuk saya sendiri (red. penyimpanan Drive UB sekarang) cukup karena saya tidak terlalu menggunakan penyimpanan di akun Google Drive tersebut, namun mungkin untuk sebagian besar mahasiswa yang terlanjur menyimpan data-data nya di Google Drive UB tersebut akan merasa dirugikan karena keterbatasan penyimpanan yang ada. Sebagai alternatif, mungkin dengan membeli penyimpanan sendiri akan lebih efektif. Namun, tetap saja dengan adanya pembatasan ini tentu akan merugikan mahasiswa, terutama bagi mahasiswa yang menjadikan Drive UB ini sebagai tempat penyimpanan file-file besar. Mungkin pihak universitas dapat memberikan fasilitas kepada mahasiswa untuk memberikan pendanaan yang digunakan untuk pembelian penyimpanan atau memberikan alternatif lain.”
Anindya – Fakultas Pertanian 2023
“Saya merasa sedikit keberatan dengan kebijakan pembatasan Drive UB, karena banyak tugas perkuliahan yang hanya bisa diakses lewat Drive UB. Jadi, pembatasan ini justru akan menghambat proses perkuliahan. Drive UB biasanya saya gunakan untuk mengumpulkan tugas dan menyimpan dokumen-dokumen penting, dan saya rasa 15 GB itu sangat tidak cukup untuk kebutuhan perkuliahan selama empat tahun. Solusi yang terpikirkan saat ini adalah menggunakan flashdisk, namun penggunaan flashdisk tentu saja tidak semudah menggunakan Drive. Flashdisk memerlukan waktu untuk memindahkan file, dan ada juga risiko seperti virus yang bisa merusak atau bahkan menghilangkan file. Saya berharap pihak universitas dapat mempertimbangkan kembali kebijakan ini dan mempertimbangkan untuk memberlakukan kembali kapasitas storage yang tidak terbatas.”
Septian – Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan 2022
“Biasanya akun Google Drive UB saya pakai untuk menyimpan file-file tugas seperti video presentasi, PPT (Power Point), dokumen seperti makalah, dan laporan praktikum yang saya gunakan dalam perkuliahan. Setelah tau akun Drive UB dibatasi 15 GB, saya merasa sedikit terkejut, dikarenakan banyak tugas yang saya simpan di drive jadi mungkin saya harus memikirkan cara lain untuk menyimpan file terkait akademik di tempat lain. Untuk 15 GB sendiri saya rasa tidak cukup untuk menunjang aktivitas akademik perkuliahan, dikarenakan seperti tugas video presentasi saya itu lama, bisa sampai 10 menit, dan dari satu video itu bisa lebih dari 2 GB. Jadi, kemungkinan penyimpanan tersebut akan terkuras lebih cepat. Alternatif lain yang saya pakai mungkin biasanya membuat akun baru dimana file yang tadi saya pindahkan ke akun biasa. Namun, kekurangannya itu filenya jadi terpencar-pencar dan untuk mengumpulkannya jadi satu agak ribet. Selain itu saya juga menggunakan aplikasi tambahan seperti TeraBox. Mungkin untuk universitas dapat memberikan solusi seperti mengupgrade kapasitas akun UB dengan biaya ditanggung universitas, karena kan kita juga sudah bayar UKT. Kemudian, mungkin juga pihak universitas dapat berinovasi untuk membuat akun cloud sendiri atau bekerja sama dengan perusahaan penyedia akun cloud sehingga mempermudah mahasiswa dalam menyimpan dan mengorganisir file.”
Wulan – Fakultas Teknologi Pertanian 2023
“Waah dikit ya, hanya 15 GB. Jujur, agak bingung juga gimana cara ngatur Drive buat kuliah 4 tahun, apalagi harus nyimpen file yang cuma bisa diakses lewat email UB. Saat ini sih belum kepikiran alternatif lain, tapi saya harap pihak universitas bisa bantu mahasiswa dengan menambah kapasitas Drive supaya nggak kesulitan dalam menyimpan file penting untuk perkuliahan.”
Zea Mays (Bukan Nama Sebenarnya) – Fakultas Pertanian 2022
“Selama ini saya tahu Google Drive UB itu penyimpanannya banyak dan tidak ada tanda akan dibatasi menjadi 15 GB, jadi saya menggunakannya untuk banyak keperluan, misalnya untuk dokumentasi KKN kemarin yang ranahnya memang masih akademik. Selain itu, dari maba (mahasiswa baru) juga semua file saya masukkan ke situ. Saya hanya punya dua akun, akun UB dan pribadi, dan yang pribadi benar-benar sudah penuh. Lalu, di UKM juga untuk menyimpan dokumentasi hanya bisa diakses dengan akun UB untuk kegiatan formal. Waktu tahu penyimpanannya sekarang dibatasi 15 GB, saya kaget, karena Drive UB saya sudah melebihi itu dan bingung cara memindahkannya. Saya juga kesal, karena jangka waktunya sedikit dan mepet untuk cadangan. Memang pindah data itu cepat, tapi harus tetap pilah-pilih. Mungkin bagi Fakultas Pertanian, 15 GB itu cukup untuk menyimpan file akademik, tapi saya terbayang fakultas lain seperti FILKOM atau anggota UKM yang memerlukan penyimpanan besar, jadi tidak akan cukup selama empat tahun. Jadi, alternatifnya saya memindahkan file ke email baru karena saya selalu melakukan dokumentasi di UKM. Kemudian, setahu saya ini memang kebijakan dari Google langsung, jadi universitas pasti juga bingung. Tapi, harapan saya Drive UB ini bisa kembali seperti penyimpanan saat awal, jadi benar-benar tidak ada batas. Mungkin memang ada konsekuensi setelah lulus tidak akan bisa diakses lagi, tapi bisa diberi waktu maksimal enam bulan setelah wisuda, karena kita butuhnya hanya untuk akademik. Tetapi, mungkin kalau memang tidak bisa melalui kerja sama dengan Google lagi, bisa dengan inovasi dari universitas seperti software berupa loker online yang bisa menggantikan Drive.”
Dovan – Fakultas Ilmu Komputer 2023
“Selama ini, saya pakai Google Drive UB untuk mengumpulkan tugas, menyimpan materi kuliah, jurnal, dan referensi lainnya. Begitu tahu kalau kapasitas Drive UB sekarang cuma 15 GB, saya kaget dan kecewa, karena sebelumnya terasa cukup. Alternatifnya bisa menggunakan flashdisk atau akun Drive pribadi, tapi flashdisk sedikit ribet karena harus dipindahkan secara manual dan ada risiko virus, sementara akun pribadi perlu membeli kapasitas tambahan. Saya harap pihak universitas dapat menambah kapasitas Drive UB, misalnya jadi 100 GB atau lebih, supaya mahasiswa lebih leluasa menyimpan file penting untuk kuliah.”
Mayoritas mahasiswa Universitas Brawijaya merasa keberatan dengan pembatasan kapasitas Google Drive UB menjadi 15 GB. Kapasitas ini dianggap tidak memadai untuk kebutuhan akademik selama masa studi. Mereka menyoroti beberapa kendala, seperti kesulitan dalam mencadangkan file, risiko file terpecah jika menggunakan akun tambahan, dan terbatasnya opsi untuk membeli kapasitas penyimpanan tambahan di akun UB karena pengelolaan berada di bawah universitas. Alternatif seperti penggunaan flashdisk dan layanan penyimpanan eksternal dianggap kurang praktis dan menambah biaya.
Sebagai solusi, mahasiswa menyarankan pihak universitas untuk meningkatkan kapasitas Google Drive UB, misalnya menjadi 50-100 GB, atau mengembangkan inovasi seperti sistem penyimpanan berbasis cloud milik universitas. Hal ini dinilai penting mengingat biaya pendidikan (UKT) yang dibayarkan seharusnya mencakup fasilitas penunjang akademik yang memadai. Beberapa mahasiswa juga berharap universitas dapat bekerjasama kembali dengan Google atau perusahaan lain untuk mengembalikan penyimpanan tanpa batas seperti sebelumnya.
Penulis: Danisha Laudya dan Danendra Reza
Editor: Zhafira Tinara
