Pelayanan administrasi di Fakultas Pertanian (FP) Universitas Brawijaya dinilai semakin mudah dan responsif pada semester genap 2025/2026. Perubahan ini disebut sebagai hasil evaluasi internal, termasuk dalam mekanisme Kartu Perubahan Rencana Studi (KPRS) yang kini berbasis digital. Langkah ini diambil untuk mempermudah mahasiswa sekaligus mengevaluasi beberapa kendala yang sempat dikeluhkan pada tahun-tahun sebelumnya.
Sebelumnya, sejumlah mahasiswa sempat mengalami kendala dalam pengurusan administrasi, khususnya saat periode KPRS. Yusaq, mahasiswa Agroekoteknologi angkatan 2022, menceritakan pengalamannya saat pengajuan KPRS pada tahun lalu yang ditolak meski masih di awal masa perkuliahan.
“Tahun lalu saat saya mau mengajukan KPRS itu ditolak, padahal masih minggu pertama perkuliahan. Teman-teman saya juga ada beberapa yang gagal. Katanya sudah ditutup sejak sebelum kuliah dimulai, padahal tanggal pastinya tidak jelas,” ungkap Yusaq.
Menurutnya, saat itu informasi mengenai timeline pengajuan KPRS kurang tersampaikan dengan baik sehingga menimbulkan kebingungan di kalangan mahasiswa.
Berbeda dengan semester sebelumnya yang cenderung tidak menentu dalam alur dan batas waktu, sistem KPRS tahun ini dipermudah melalui pengisian Google Form yang dilanjutkan dengan konfirmasi langsung ke bagian akademik.
Hansa, mahasiswa semester 6 Agroekoteknologi, mengungkapkan bahwa skema KPRS di FP saat ini sangat praktis. Ia menjelaskan, mahasiswa cukup memindai kode QR di loket akademik untuk mengakses formulir perubahan mata kuliah, lalu konfirmasi ke bagian akademik.
“Setelah mengisi form untuk ganti atau hapus mata kuliah, kita tinggal konfirmasi ke bagian akademik. Di sana petugas akan menanyakan kembali data diri dan detail jadwal yang ingin diubah. Terus nama saya langsung pindah ke mata kuliah baru dan terhapus di jadwal lama,” ujar Hansa.
Yusaq juga mengaku terkejut melihat perubahan pada tahun ini, di mana waktu KPRS dibuka hingga minggu kedua perkuliahan. Hal ini berbanding terbalik dengan pengalamannya tahun lalu yang justru dipersulit dengan alasan prosedur yang rumit.
“Kaget saja melihat KPRS sekarang dibuka sampai minggu kedua. Padahal tahun lalu saya mengajukan di minggu pertama katanya sudah ditutup. Petugasnya juga bilang kalau proses dan rangkaiannya susah,” tambahnya.
Menanggapi perubahan tersebut, Staf Bagian Akademik FP, Dony, menjelaskan bahwa sistem baru ini merupakan hasil evaluasi bersama. Pihak fakultas ingin memastikan mahasiswa tidak lagi kesulitan dalam urusan administrasi.
“Pengalaman yang lalu-lalu kami evaluasi. Tujuannya supaya mahasiswa lebih dipermudah dan kami di bagian akademik juga tidak terlalu dikejar waktu,” ujar Dony.
Jika melihat dari fakultas lain, masih terdapat beberapa yang melakukan KPRS secara manual, baik dalam pengisian formulir maupun proses pengajuan ke dosen pembimbing. Namun, Fakultas Pertanian kini lebih mengedepankan efisiensi melalui penggunaan Google Form.
“Kalau kita juga seperti itu sebenarnya, Cuma versi google form. nanti masuknya di SIAM-nya dosen pembimbing akademik. Itu sudah otomatis, nanti dosennya tinggal klik klik klik disetujui disetujui disetujui begitu,” jelas Dony.
Staf bagian akademik tersebut menekankan bahwa sistem ini adalah upaya agar pelayanan tetap relevan dengan perkembangan zaman. Menurutnya, sistem digital mampu memangkas antrean panjang yang kerap terjadi selama masa KPRS.
“Kita mengedepankan digitalisasi supaya tidak ketinggalan zaman. Tidak ada lagi istilah antre panjang untuk KPRS-an. Bayangkan jika dilakukan manual, mahasiswa harus mendatangi dosen lalu ke loket satu per satu. Itu sangat memakan waktu,” tambahnya.
Efisiensi ini juga berdampak pada kualitas layanan lainnya. Dony menjelaskan bahwa dengan sistem yang lebih ringkas, staf akademik memiliki waktu lebih untuk melayani keperluan administrasi lain yang tak kalah penting.
“Waktu kita tidak boleh terbuang hanya untuk satu urusan, karena kami juga melayani pengambilan transkrip nilai untuk sidang, sempro, hingga transkrip asli. Kami mencoba untuk lebih efektif dan efisien dalam melayani seluruh kebutuhan mahasiswa,” tutupnya.
Yusaq menilai bahwa pelayanan akademik saat ini dinilainya semakin membaik, tidak hanya dalam proses KPRS, tetapi juga dalam pengurusan administrasi lainnya, seperti nilai magang.
“Syukur pelayanannya sekarang udah berubah jadi lebih responsif, karena aku males banget urusan sama admin akademik karena tau urusannya bakal panjang. Ya semoga deh pelayanannya akan selalu bagus dan terus ditingkatkan, biar ga dicap pelayanannya yang kurang. Soalnya kemarin aku juga ngurus nilai magang, dan itu sangat cepat,” ujar Yusaq.
Penulis: Siti Nurkholifah
Editor: Rayya Izana Abqariyya
Gambar: Siti Nurkholifah
Leave a Reply